In deze privacyverklaring vertellen we graag meer over de wijze waarop wij je persoonsgegevens verwerken. Rugbyclub (RC) de Scrumboks behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig.
RC de Scrumboks neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Heb je toch het idee dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
RC de Scrumboks verwerkt persoonsgegevens van leden,
functionarissen, vrijwilligers, alsmede van personen, organisaties en bedrijven
waar we een relatie mee hebben of hebben gehad in overeenstemming van de
geldende wetgeving. Bescherming van de privacy van leden en relaties heeft voor
onze vereniging een hoge prioriteit.
Hierbij hanteren we een duidelijk protocol wie binnen de organisatie toegang
heeft tot welke persoonsgegevens en met welke doeleinden.
We maken daarbij onderscheid tussen de gegevens die via deze website worden verzameld en de gegevens die online en offline worden verwerkt ten behoeve van de organisatie en administratie van de club.
Nieuwe leden geven bij aanmelding toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens ten behoeve van de administratie, communicatie en organisatie.
RC de Scrumboks verzamelt bij het inschrijven van een lid bij de Scrumboks zijn/haar NAW-gegevens, op zijn minst voor- en achternaam van het lid, alsmede e-mailadres en/of telefoonnummer, om het lid te kunnen contacteren en op de hoogte te houden van activiteiten. Voor wedstrijd spelende leden is een pasfoto ook een vereiste.
Ook geeft (de ouder van) het lid bij inschrijving aan of hij/zij toestemming
geeft voor het gebruik van de apps Rugby ClubApp en WhatsApp als
communicatiemiddel.
In het geval van leden met een contributieverplichting worden ook geboortedatum en bankrekeningnummer opgenomen.
Bij het aangaan van het proeflidmaatschap, de Rugby Xperience, worden voor- en achternaam, geboortedatum, telefoonnummer en emailadres (of contactgegevens ouders bij minderjarigheid) afgegeven.
DOELEINDEN
RC de Scrumboks verzamelt persoonsgegevens van leden ten behoeve
van informatievoorziening voor de leden en in het belang van de vereniging,
zoals de volgende doelen:
- De leden te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor de financiële administratie (Bijv. administratieve vragen, verzoeken contributie of betalingsachterstanden);
- NAW gegevens zijn van toepassing indien een van de leden naar huis gebracht moet worden bij een calamiteit;
- Geboortedatum en postcode zijn benodigd voor aanmelding bij de overkoepelende rugby organisatie Rugby Nederland;
- De leden te informeren over door de vereniging georganiseerde evenementen, trainingstijden en andere evenementen en zaken;
- De leden te kunnen informeren aangaande ledenvergaderingen;
- Versturen van informatie aangaande veranderingen in de vereniging die van belang zijn om met de leden te delen;
- Leden te kunnen informeren via Rugby ClubApp of Whatsapp aangaande onverwachte wijzigingen in de trainingen/wedstrijden.
BEWAREN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN PERSOONSGEGEVENS
Als sportvereniging hebben we natuurlijk een ledenadministratie. Deze gegevens staan afgeschermd in een beveiligde omgeving en zijn slechts beperkt toegankelijk voor personen die daartoe geautoriseerd zijn.
Wij werken met e-rugby (ARL Membership Platform), het systeem dat ook door
andere rugby verenigingen en de bond wordt gebruikt. Voor de ledenadminstratie,
-organisatie en -communicatie maken we gebruik van de FOYS Applicatie van Focus
On Your Sport B.V. Ook de gegevens van functionarissen (trainers, coaches,
bestuursleden), vrijwilligers, sponsoren en donateurs zijn in deze systemen
opgenomen.
Elk lid heeft recht op inzage, rectificatie en wissen van persoonsgegevens. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk te worden gecommuniceerd aan info@scrumboks.nl.
Wijzigingen van persoonsgegevens worden binnen een termijn van 4 weken afgehandeld.
LOCATIES VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
Naast bovengenoemde online administratiesystemen, hebben we een fysiek papieren archief om persoonsgegevens te bewaren.
RC de Scrumboks heeft met zowel Focus on Your Sport B.V. als met e-rugby een verwerkersovereenkomst. RC de Scrumboks kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking van de omgang van die partijen met persoonsgegevens. Lees daarvoor de veiligheids- en privacyvoorwaarden van de betreffende partij.
Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, worden alleen verwerkt met toestemming of op verzoek.
Google Drive
Ten behoeve van onze administratie maakt De Scrumboks gebruik van Google Drive. RC de Scrumboks heeft een verwerkersovereenkomst met Google. De beveiligings- en privacyvoorwaarden van Google zijn hier beschikbaar.
Facebook
Ten behoeve van marketingdoeleinden maakt RC de Scrumboks gebruik van Facebook.
Wij gebruiken de algemene pagina’s voor nieuwsberichten, aankondiging van
evenementen en voor communicatie met de buitenwereld. Hierop is de Facebook Workplace Premium Privacy Policy van toepassing.
Ten behoeve van marketingdoeleinden maakt RC de Scrumboks gebruik van Twitter. Wij gebruiken dit kanaal voor nieuwsberichten, aankondiging van evenementen en voor communicatie met de buitenwereld. Hierop is de Twitter privacy policy van toepassing.
BEWAARTERMIJN
Persoonsgegevens ten behoeve van de crediteuren/debiteuren administratie worden maximaal 7 jaar bewaard in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Papieren inschrijfformulieren worden bewaard gedurende de periode dat men een lidmaatschap heeft. Daarna worden de gegevens gearchiveerd in een oud-ledenbestand. De persoonsgegevens worden verwijderd op verzoek van het oudlid of bij diens overlijden.
Het inschrijfformulier van de Xperience Rugby wordt vernietigd na beeïndiging van de Xperience periode.
DE WEBSITE
De via de website van de Scrumboks verkregen persoonsgegevens worden tot een minimum beperkt en alleen gebruikt zoals omschreven in deze privacyverklaring. De website bestaat uit een algemeen deel (met relevante informatie voor leden en bezoekers).
Cookies
De Scrumboks.nl gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij jouw eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone.
De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Gebruik van foto’s
Ook foto’s zijn persoonsgegevens. Los van de vele foto’s die gemaakt worden door ouders, spelers en toeschouwers, hebben we ‘club fotografen’ die de mooiste foto’s maken van wedstrijden en evenementen. Deze foto’s gebruiken we voor wedstrijdverslagen, andere redactionele artikelen en persberichten. Ook worden de leukste beelden gebruikt voor de website, voor posters, flyers of andere promotionele doeleinden.
Als je bezwaar hebt tegen het gebruik van foto’s, laat het ons dan weten. Betreft het foto’s van kinderen onder de 16 jaar, dan vragen we toestemming aan de ouders via het toestemmingsverklaringsformulier.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, dan vragen we je hierover direct contact met ons op te nemen.
We helpen je graag met het vinden van een oplossing. Komen we er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als je naar aanleiding van ons privacy beleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op via email: info@scrumboks.nl
De Scrumboks past de privacyverklaring van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons privacybeleid worden geplaatst. We raden je aan om regelmatig de website te checken voor aanpassingen in de privacyverklaring. Bij belangrijke wijzigingen zullen we je per email, app en/of via de website informeren.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 24 september 2019.